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Datenschutzhinweise der Thüringer Staatskanzlei

Was geschieht in der Thüringer Staatskanzlei mit den von mir erhobenen Daten und welche Rechte habe ich im Hinblick auf den Umgang mit meinen Daten?

Information der Thüringer Staatskanzlei nach Art. 13, Art. 14 und Art. 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO)

 

An den Ministerpräsidenten, den Minister für Kultur-, Bundes- und Europaangelegenheiten und die Staatskanzlei selbst wenden sich täglich zahlreiche Bürgerinnen und Bürger, Vereine, Verbände, Unternehmen, Gebietskörperschaften u.v.m. mit den unterschiedlichsten Anliegen. Dabei werden häufig auch personenbezogene Daten (Art. 4 der EU DS-GVO) und sogar Auskünfte zu Religionszugehörigkeit, politischen Meinungen, Gesundheitsdaten u.ä. sensible Daten (Art. 9 EU DS-GVO) an die Staatskanzlei herangetragen. Es gibt Schreiben, die nach ihrem Inhalt lediglich zur Kenntnis genommen werden und andere, bzgl. derer eine konkrete Weiterbearbeitung im Sinne der hier beschriebenen Verfahren stattfindet.

Personenbezogene Daten enthalten auch die verschiedenen Einladungsverteiler, welche die Staatskanzlei nutzt, um Personen zu Veranstaltungen einzuladen. Schließlich werden im Rahmen der fachlichen Arbeit der Bereiche Medien und Kultur in der Staatskanzlei personenbezogene Daten verarbeitet, zum Beispiel im Zusammenhang mit der Ausreichung von Fördermitteln.

Alle Daten, sei es, dass sie an die Staatskanzlei ungefragt herangetragen werden oder von Seiten der Staatskanzlei aktiv erbeten wurden, schützen wir nach den rechtlichen Vorgaben. Um die Anliegen, bzgl. derer die Staatskanzlei um Unterstützung gebeten wird, aber tatsächlich bearbeiten zu können, müssen die Daten innerhalb der Landesregierung auch an die jeweils zuständigen Fachbereiche weitergegeben werden.

Mit der vorliegenden Information gibt die Thüringer Staatskanzlei Ihnen einen Überblick über den Umgang mit Ihren Daten und weist auf die Rechte hin, die Sie diesbezüglich wahrnehmen können. Sofern wir Daten über Sie nicht von Ihnen selbst bekommen, sondern von Dritten, werden Sie im Einzelfall informiert, aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und ggf. ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen. Informationen zu Ihren konkreten Daten im Einzelfall können Sie ggf. auch im Rahmen Ihres Auskunftsrechtes nach Art. 15 EU DS-GVO anfordern.

1. Wer ist in der Thüringer Staatskanzlei für die Organisation des Datenschutzes verantwortlich?

Minister für Kultur, Bundes-und Europaangelegenheiten
und Chef der Staatskanzlei Professor Dr. Benjamin-Immanuel Hoff
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt

2. Wie kann ich den Datenschutzbeauftragten der Staatskanzlei erreichen?

Thüringer Staatskanzlei
Datenschutzbeauftragter
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt

Email: datenschutzbeauftragter@tsk.thueringen.de

3. Für welche Zwecke werden meine personenbezogenen Daten in der Staatskanzlei verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage geschieht dies?

Wenn Sie sich mit einem bestimmten Anliegen an den Ministerpräsidenten bzw. die Staatskanzlei wenden nehmen wir uns im Auftrag des Ministerpräsidenten Ihres Falles an. Wir nutzen Ihre Daten, um Informationen zu Ihrem jeweiligen Fall zu recherchieren und versuchen, Ihnen auf diese Weise in der Sache weiterzuhelfen.

Wenn Sie Fördermittel in der Thüringer Staatskanzlei beantragen nutzen wir Ihre Daten, um eine Förderentscheidung treffen zu können und ggf. rechtlichen Verpflichtungen aus dem Zuwendungsrecht bzw. dem EU-Recht nachzukommen.

In diesem Rahmen erhobene Bank- und Zahlungsdaten werden in dem gemeinsamen Haushaltsmanagementsystem der Thüringer Landesbehörden (HAMASYS) verarbeitet. Diese Daten werden, wenn Sie als natürliche Person Vertragspartner der Thüringer Staatskanzlei sind ebenfalls dort gespeichert. Nähere Informationen hierzu können Sie der „Datenschutzinformation zum Verfahren HAMASYS" entnehmen, die im Internetauftritt der Thüringer Landesfinanzdirektion unter https://tlf.thueringen.de/fileadmin/tlf/datenschutz/Info_HAMASYS_DSGVO.pdf veröffentlicht ist. Gern stellen wir Ihnen auf Anforderung auch einen Ausdruck zur Verfügung.

Wenn Sie uns Ihre Daten anvertraut haben, um in den Adressverteiler des Protokolls der Staatskanzlei aufgenommen zu werden, nutzen wir Ihre Daten, um Sie zu verschiedenen Veranstaltungen einzuladen.

Wenn Sie an einer Veranstaltung oder einem Termin der Thüringer Staatskanzlei teilnehmen und dabei Fotos gemacht werden, auf denen Sie abgebildet sind, dann nutzen wir die Bilder ausschließlich dafür, auf den Internetseiten der Thüringer Staatskanzlei oder in den Konten der Thüringer Staatskanzlei in sozialen Medien auf die Aktivitäten der Thüringer Staatskanzlei aufmerksam zu machen.

Wir nehmen dabei jeweils unsere Aufgabe wahr, den Ministerpräsidenten in seiner Arbeit zu unterstützen. Das liegt im öffentlichen Interesse bzw. erfolgt teilweise in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Staatskanzlei übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e der EU DS-GVO gemäß Artikel 70 Abs. 1 i.V.m. Art. 76 und 77 ThürVerf und i.V.m. § 3 der Geschäftsordnung der Thüringer Landesregierung). Wenn Sie sich mit einem Anliegen an den Ministerpräsidenten bzw. die Thüringer Staatskanzlei wenden und uns dabei ungefragt aus eigener Initiative personenbezogene Daten (Art. 4 der EU DS-GVO) oder sogar besonders sensible Daten (Art. 9 und Art 10 der EU DS-GVO) übermitteln, schließen wir aus Ihrem Verhalten darauf, dass Sie mit der Erhebung und Verarbeitung der Daten im Sinne der hier beschriebenen Verfahren einverstanden sind und darin einwilligen (sog. konkludente Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO. Sofern es für die Bearbeitung Ihres Anliegens in offensichtlicher Weise zwingend notwendig ist, auch Stellen außerhalb der Landesverwaltung zu kontaktieren, gehen wir davon aus, dass sich die beschriebene Einwilligung auch darauf erstreckt. Sollten diesbezüglich bei der Bearbeitung Zweifel entstehen, werden Sie ggf. von den Bearbeitenden um eine entsprechende Vollmacht gebeten werden, mit Stellen außerhalb der Landesregierung in Ihrer Angelegenheit Kontakt aufzunehmen.

Wenn Sie sich aus eigener Initiative zu einer öffentlichen Veranstaltung der TSK anmelden und in diesem Zusammenhang freiwillig Ihre Daten an uns übermitteln, gehen wir grundsätzlich ebenfalls konkludent von Ihrer Einwilligung zur Nutzung der Daten im hier beschriebenen Sinne aus. Meist werden Sie im Zusammenhang mit der Anmeldung aber auch formal um eine entsprechende Einwilligung gebeten, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO.

Wenn Sie Fördermittel beantragen, werden Sie in der Regel gebeten, formal in die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten einzuwilligen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a der EU DS-GVO).

4. An welche Empfänger oder Kategorien von Empfängern werden meine Daten von der Thüringer Staatskanzlei weitergegeben?

Wenn Sie sich mit einem bestimmten Anliegen an den Ministerpräsidenten bzw. die Staatskanzlei wenden, geben wir die von Ihnen erhaltenen Informationen an die inhaltlich für Ihr Anliegen zuständigen Ministerien innerhalb der Thüringer Landesregierung weiter. Ihr Anliegen wird dort von den für das jeweilige Thema zuständigen Personen bearbeitet.

Es kann bei der Bearbeitung aber auch notwendig sein, Auskünfte von Behörden, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts einzuholen. Dann werden Ihre Daten auch dorthin weitergegeben und in der jeweiligen Institution wird ihr Anliegen von den zuständigen Personen bearbeitet.

Darüber hinaus kann es – je nach Ihrem konkreten Anliegen – notwendig sein, bei der Bearbeitung auch Stellen außerhalb der öffentlichen Einrichtungen zu kontaktieren.

Wenn Sie im Rahmen der Erstellung von Gesetzesentwürfen Beiträge an die Thüringer Staatskanzlei einreichen, werden Ihre Daten und die Beiträge nach den Reglungen des Thüringer Beteiligtentransparenzdokumentationsgesetz an den Landtagsvorstand weitergeleitet (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) DS-GVO i. V. m. §§ 4 und 5 ThürBeteildokG).

Wenn Sie Fördermittel in der Thüringer Staatskanzlei beantragt haben, werden Ihre Daten an diejenigen Personen weitergegeben, die im Rahmen des Förderverfahrens über die Anträge bearbeiten bzw. darüber entscheiden müssen. Das können sowohl Mitarbeitende der Thüringer Staatskanzlei als auch Mitarbeitende anderer staatlicher Einrichtungen oder Privatpersonen sein, die aufgrund einer besonderen Expertise in Bewilligungsgremien mitarbeiten.

Wenn Sie uns Ihre Daten anvertraut haben, um in den Einladungsverteiler der Staatskanzlei aufgenommen zu werden, geben wir Ihre Daten gegebenenfalls an Dienstleister weiter, die für die Staatskanzlei eine entsprechende Veranstaltung organisieren, Einladungen drucken u.ä. Wenn zum Beispiel das Bundespräsidialamt oder andere Bundesbehörden eine Veranstaltung mit Thüringen-Bezug planen und dazu einen geeigneten Kreis von Personen einladen wollen, wenden Sie sich mit diesem Anliegen gegebenenfalls an das Protokoll der Staatskanzlei. In diesem Fall geben wir Ihre Daten gegebenenfalls an die jeweilige Bundesbehörde weiter.

5. Werden meine Daten auch an Drittländer oder internationale Organisationen übermittelt?

Persönliche Daten die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Delegationsreisen ins Ausland erhoben werden, können in dem Umfang wie für die Reisevorbereitung notwendig an Reisedienstleister in Drittländern (u.a. Botschaften, Hotels, Reisebüros) oder internationale Organisationen übermittelt werden.

6. Wie lange werden meine Daten in der Staatskanzlei gespeichert?

Die Länge der Aufbewahrung von Unterlagen in der Staatskanzlei wird geregelt durch das Thüringer Archivgesetz und die "Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen". In einem Anhang zur Richtlinie sind die einzelnen Aufbewahrungszeiten für die jeweilige Art von Informationen aufgeführt. Die Aufbewahrungszeit variiert danach zwischen einem Jahr und einigen Jahrzehnten.

7. Welche Rechte habe ich im Zusammenhang mit der Nutzung meiner Daten?

Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung sieht zahlreiche Rechte für Sie im Zusammenhang mit der Nutzung Ihrer Daten vor.

  1. Sie können ein Auskunftsrecht nach Art. 15 EU-DS GVO geltend machen. Dabei können Sie vom oben genannten Verantwortlichen verlangen, Ihnen Auskunft über ihre in der Staatskanzlei gespeicherten personenbezogenen Daten zu geben und Informationen zum Umgang mit den Daten abfragen.
  2. Sie haben das Recht nach Art. 16 EU DS-GVO vom oben genannten Verantwortlichen die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  3. Unter bestimmten Voraussetzungen, die in Art. 17 der EU DS-GVO näher beschrieben sind, haben sie das Recht von dem oben genannten Verantwortlichen zu verlangen dass Sie betreffende personenbezogene Daten gelöscht werden.
  4. Unter bestimmten Voraussetzungen, die in Art. 21 der EU DS-GVO näher beschrieben sind, haben sie das Recht, gegen die Verarbeitung sie betreffende personenbezogene Daten Widerspruch einzulegen.
  5. Wenn Sie in die Erhebung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten formal eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der ursprünglichen Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon jedoch unberührt.
  6. Im Rahmen der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht nach Art. 77 der EU DS-GVO, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Thüringen ist die Aufsichtsbehörde der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. Die Kontaktdaten des Landesbeauftragten finden Sie auf der Webseite des Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

8. Bin ich dazu verpflichtet, der Thüringer Staatskanzlei meine Daten zur Verfügung zu stellen und welche Konsequenzen hat es wenn ich das nicht tue?

Wenn Sie sich mit einem Anliegen an den Ministerpräsidenten oder die Staatskanzlei wenden, besteht in der Regel keine Verpflichtung uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Wir können zu Ihren Anliegen aber natürlich nur dann substantiierte Informationen recherchieren, wenn Sie uns entsprechende Daten zur Verfügung stellen. Sie sind auch nicht verpflichtet, sich in den Einladungsverteiler der Thüringer Staatskanzlei aufnehmen zu lassen.

Wenn Sie sich zu einer öffentlichen Veranstaltung der Thüringer Staatskanzlei anmelden und in diesem Zusammenhang nach Ihren Daten gefragt werden, besteht ebenfalls keine rechtliche Verpflichtung zur Übermittlung. Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist dann allerdings nicht möglich.

Die Berücksichtigung der im Rahmen der Erstellung von Gesetzesentwürfen abgegebenen Beiträge kann nur erfolgen, wenn die Beiträge die notwendigen Angaben für die Beteiligung im Gesetzgebungsverfahren enthalten

Eine rechtliche Verpflichtung zur Übermittlung von Daten besteht aber dann, wenn Sie Fördermittel in der Staatskanzlei beantragen. Der Umfang der rechtlichen Verpflichtung ergibt sich aus der jeweiligen Förderrichtlinie.

Wenn Sie keine Daten übermitteln, deren Bereitstellung zur Projektförderung notwendig ist, kann keine Förderung erfolgen.

9. Werden in der Thüringer Staatskanzlei Entscheidungen getroffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung von Daten beruhen und rechtliche Wirkungen entfalten (Art. 22 EU-DS GVO)?

Nein.


Datenschutzinformationen für BewerberInnen

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Wir weisen darauf hin, dass die DSGVO seit dem 25. Mai 2018 gilt und durch das neue Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) sowie durch weitere Gesetzesänderungen umgesetzt wurde.

I. Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Auf welchem Kommunikationsweg wir im jeweiligen Stellenbesetzungsverfahren Bewerbungen entgegennehmen (z. B. über das Stellenportal der ThAFF / Interamt / schriftlich per Briefpost / elektronisch per verschlüsselter E-Mail) ist in der jeweiligen Stellenausschreibung angegeben. Bewerbungen, die auf anderem Wege in der Thüringer Staatskanzlei eingehen (z. B. per unverschlüsselter E-Mail / schriftlich per Briefpost, sofern nicht zugelassen / per Telefax) können ggf. im Stellenbesetzungsverfahren unberücksichtigt bleiben. Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen eine E-Mail-Adresse angegeben haben, übersenden wir einfache Mitteilungen (z. B. Eingangsbestätigung, Termin des Vorstellungsgesprächs) per unverschlüsselter E-Mail. Daher prüfen Sie bitte sorgfältig, ob und ggf. welche E-Mail-Adresse (privat/beruflich) Sie uns mitteilen wollen.

Beachten Sie bitte, dass eine solche E-Mail mit einer Postkarte vergleichbar ist, deren Inhalt auch unberechtigte Dritte zur Kenntnis nehmen könnten. Haben Sie keine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie keine Eingangsbestätigung. Ungeachtet dessen treten wir auch im Fall der E-Mail-Kommunikation, insbesondere im Fall der Verarbeitung sensibler Daten (z. B. Nachforderung einer Kopie des Schwerbehindertenausweises), mit Ihnen ggf. per Briefpost in Kontakt. Daher sollten Sie Eingänge auf allen Kommunikationswegen verfolgen um keine Termine zu versäumen.

Insbesondere bei Ausschreibungen mit einer Vielzahl von Bewerbern führen wir ggf. Gruppengespräche/-interviews oder Assessment-Center durch.

Unter besonderen Umständen (z. B. Vorgaben eines Infektionsschutzkonzeptes, Bewerber mit Wohn- oder Aufenthaltsort im Ausland, könnten Bewerbungsgespräche auch mittels Videokonferenzsystem erfolgen. In diesem Fall erhalten Sie mit der Einladung weitere Informationen zum Datenschutz.

II. Information nach Art. 13 und 14 DSGVO

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Thüringer Staatskanzlei vertreten durch den Minister und Chef der Staatskanzlei
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt
E-Mail: poststelle@tsk.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 300
Fax: +49 (0) 361 57 3211116

Auftragsverarbeiter (nur bei Bewerbungen über das Stelleportal der ThAFF / LEG):
Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH
Mainzerhofstraße 12
99084 Erfurt

Auftragsverarbeiter (nur bei Bewerbungen über INTERAMT):
Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Lübecker Straße 283
19059 Schwerin

Auftragsverarbeiter (für das Dokumentenmanagementsystem VIS-Kompakt 5.0 und das E-Mail-System):
Thüringer Landesrechenzentrum
Ludwig-Erhard-Ring 8
99099 Erfurt
E-Mail: poststelle@tlrz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3635800
Fax: +49 (0) 361 57 3635848


Hinweis nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO:

Für den Einsatz und die Nutzung des Mailsystems der Thüringer Landesverwaltung sind die Thüringer Staatskanzlei und alle weiteren, dieses Mailsystem nutzenden Behörden, Einrichtungen und Anstalten gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO). Sie können Ihre Rechte insoweit gegenüber jedem an dem gemeinsamen Mailsystems beteiligten Verantwortlichen geltend machen.


Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3112900
Fax: +49 (0) 361 57 3112904


Sie erreichen unsere/n Datenschutzbeauftragte/n:
Thüringer Staatskanzlei
Datenschutzbeauftragte/r
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@tsk.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3215212


2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem ThürDSG.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern erfolgt zur Durchführung von Auswahlverfahren anlässlich Stellenausschreibungen, zur Begründung von Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnissen mit dem Freistaat Thüringen vertreten durch die Thüringer Staatskanzlei oder eine andere Behörde oder Einrichtung sowie ggf. zur Registrierung von Dokumenten und Vorgängen für Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage.

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i. V. m. der entsprechenden Rechtsvorschrift, aus der sich die rechtliche Verpflichtung ergibt (z. B. bei Beamten Art. 33 Abs. 2 GG, § 79 Thüringer Beamtengesetz; bei Arbeitnehmern und Auszubildende § 27 ThürDSG in Verbindung mit § 79 Thüringer Beamtengesetz) oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Angaben zur Schwerbehinderung bzw. hinsichtlich des betriebs- oder amtsärztlichen Untersuchungsergebnisses zur gesundheitlichen Eignung für den öffentlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO; bei schwerbehinderten Menschen: § 164 SGB IX; bei Bewerbern auf eine Beamtenstelle: § 8 Thüringer Laufbahngesetz i. V. m. § 7 Beamtenstatusgesetz) oder zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO i. V. m. dem jeweiligen Vertrag, z. B. Praktikantenvertrag) oder soweit sie zur Aufgabenerfüllung notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. der entsprechenden Aufgabenzuweisung oder aufgrund der Einwilligung der Bewerber (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO, § 27 Abs. 4 DSGVO).

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Es können insbesondere folgende Daten, die wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten, verarbeitet werden:

  • Anrede
  • Titel
  • Nachname
  • Vorname
  • Straße/Hausnr.
  • PLZ/Ort
  • Bundesland
  • Staatsangehörigkeit
  • Telefon/Mobiltelefon
  • Geburtsdatum
  • Alter am Einstellungstag
  • Geburtsort
  • Anzahl der Kinder, Familienstand
  • Behinderung
  • Lichtbild
  • E-Mail-Adresse
  • Status, ob Soldat auf Zeit (falls ja, Dauer der Verpflichtung, Dienstzeitende und Inanspruchnahme von Eingliederungs- bzw. Zulassungsschein)
  • Motivationsschreiben
  • Versetzungsbereitschaft in Thüringen
  • Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben,
  • Einverständnis zur Speicherung und Nutzung der Daten
  • Schulnoten, Schulzeugnisse, Schulabschlusszeugnisse
  • Information, wodurch der Bewerber auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden ist
  • Ausbildungsabschlüsse, inkl. Ergebnisse
  • Studienabschlüsse, inkl. Ergebnisse
  • Berufserfahrungen
  • Sonstige Zeiten (z.B. Auslandsaufenthalte, Praktika, Fort- und Weiterbildungen, Zeiten der Nichtbeschäftigung
  • Weitere Qualifikationen (z.B. EDV-Kenntnisse/ Fremdsprachen/Gesellschaftliches Engagement/Hobbys)
  • Ergänzende Angaben
  • Ausbildungsnachweise
  • Arbeitszeugnisse
  • Führerscheinklasse
  • bei Bewerbungen durch Minderjährige ggf. Einwilligungserklärung der Sorgeberechtigten
  • polizeiliches Führungszeugnis
  • betriebs- oder amtsärztliches Untersuchungsergebnis hinsichtlich der gesundheitlichen Eignung für den öffentlichen Dienst
  • Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche.

Hinzukommen ggf. bei Dritten erhobene Daten:

  • bei Bediensteten im öffentlichen Dienst: Personalakte der bisherigen Dienststellen.

Zudem werden ggf. zur Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage in der Registratur mittels des Dokumentenmanagementsystems VISKompakt 5.0. eingehende Dokumente sowie Vorgänge erfasst und registriert, die für die Durchführung von Auswahlverfahren oder Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses relevante personenbezogene Daten enthalten können. Zur Kommunikation mit den Bewerbern nutzen wir das gemeinsame Mailsystem der Thüringer Landesverwaltung, welches von den Thüringer Landesbehörden nach Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortet wird.

4. Wo werden die Daten gespeichert?

Die Daten werden mittels Office-Anwendungen in folgenden Dokumenten gespeichert:

  • Gesamtliste / Gesamtübersicht der Bewerber sowie
  • ggf. VISKompakt 5.0
  • ggf. Mailsystem

5. Wer bekommt meine Daten?

Es erfolgt eine Übermittlung der Daten an:

  • die jeweils zuständige Personalvertretung, Schwerbehindertenvertretung sowie Gleichstellungsbeauftragte im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung,
  • das Rechtsreferat der Thüringer Staatskanzlei sowie an die zuständigen Gerichte und ggf. an die Prozessvertreter des Freistaats Thüringen bei Klageverfahren

Soweit eine durch die Thüringer Staatskanzlei veröffentlichte Stellenausschreibung auch die Einstellung in anderen Behörden und Einrichtungen des Freistaats Thüringen umfasst, übermitteln wir Ihre Bewerbungsunterlagen an die Einstellungsbehörden, die in der Stellenausschreibung benannt sind.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Unterlagen zum Stellenausschreibungsverfahren werden grundsätzlich nach drei Jahren gelöscht. Die Unterlagen zum Bewerberauswahlverfahren werden regelmäßig nach einem Jahr gelöscht. Initiativbewerbungen werden nach einem Jahr gelöscht. Diese Aufbewahrungsfristen nach der Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen (ThürStAnz. 2019, 1204) beginnen zu laufen, sobald feststeht, dass ein Vertragsverhältnis nicht zustande kommt oder die Frist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen abgelaufen ist. Dies gilt nicht, sofern Sie in die weitere Speicherung eingewilligt haben (§ 27 Abs. 4 ThürDSG).

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf  Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 8 ThürDSG).

7.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person verarbeitet und an wen diese übermittelt werden. Um Sie als Antragsteller eindeutig identifizieren zu können, bitten wir Sie, einen schriftlichen Antrag zu stellen. Grundsätzlich ist eine Auskunft nicht kostenpflichtig. Auskunfts- und Informationsbegehren sind in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren.

7.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten unverzüglich zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten. Das Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei ist verpflichtet, unrichtige Daten von sich aus zu korrigieren. Sie sollten aber auch selbst darauf hinweisen, wenn Daten unrichtig oder überholt sind. Dies können Sie gegenüber dem Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei schriftlich anzeigen.

7.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit

  • Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
  • Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

Dies können Sie gegenüber dem Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei schriftlich anzeigen.

Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit

  • die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
    • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B.  gesetzliche Aufbewahrungspflichten),
    • zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach Unionsrecht und/oder dem Recht der Mitgliedsstaaten (hierzu gehören auch Interessen im Bereich öffentliche Gesundheit) oder
    • zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist.
  • Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung,  Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen  erforderlich sind.

Eine Löschung der unter Punkt 4 genannten Speicherorte der personenbezogenen Daten muss im Einzelfall geprüft werden.

7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Durch die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bei der Thüringer Staatskanzlei ist die Einbeziehung in ein Auswahlverfahren gegebenenfalls nicht möglich.

7.5 Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Thüringer Staatskanzlei durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

7.6 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben – vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen – das Recht, die Übertragung der sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen. Auf Verlangen werden – soweit technisch möglich – Daten daher durch die Thüringer Staatskanzlei direkt an einen von der betroffenen Person benannten oder noch zu benennenden Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von der betroffenen Person bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.

7.7 Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Punkt 1) Beschwerde einlegen.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereit zu stellen. Ohne diese Daten kann eine Einbeziehung in ein Auswahlverfahren sowie die Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses gegebenenfalls nicht erfolgen.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungshilfe im Einzelfall?

Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO genutzt.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung benutzt?

Eine Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Profilbildung erfolgt nicht.

11. Erfolgen Datenübermittlung in Drittstaaten?

Eine Datenübermittlung in einen Drittstaat erfolgt grundsätzlich nicht. Allenfalls bei Bewerbern mit Wohnsitz oder Aufenthaltsort im Ausland könnte sich die Erforderlichkeit einer Datenübermittlung in einen Drittstaat zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Einzelfall ergeben (Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e DSGVO).

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