Datenschutzinformationen für BewerberInnen
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Wir weisen darauf hin, dass die DSGVO seit dem 25. Mai 2018 gilt und durch das neue Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) sowie durch weitere Gesetzesänderungen umgesetzt wurde.
I. Hinweise zum Bewerbungsverfahren
Auf welchem Kommunikationsweg wir im jeweiligen Stellenbesetzungsverfahren Bewerbungen entgegennehmen (z. B. über das Stellenportal der ThAFF / Interamt / schriftlich per Briefpost / elektronisch per verschlüsselter E-Mail) ist in der jeweiligen Stellenausschreibung angegeben. Bewerbungen, die auf anderem Wege in der Thüringer Staatskanzlei eingehen (z. B. per unverschlüsselter E-Mail / schriftlich per Briefpost, sofern nicht zugelassen / per Telefax) können ggf. im Stellenbesetzungsverfahren unberücksichtigt bleiben. Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen eine E-Mail-Adresse angegeben haben, übersenden wir einfache Mitteilungen (z. B. Eingangsbestätigung, Termin des Vorstellungsgesprächs) per unverschlüsselter E-Mail. Daher prüfen Sie bitte sorgfältig, ob und ggf. welche E-Mail-Adresse (privat/beruflich) Sie uns mitteilen wollen.
Beachten Sie bitte, dass eine solche E-Mail mit einer Postkarte vergleichbar ist, deren Inhalt auch unberechtigte Dritte zur Kenntnis nehmen könnten. Haben Sie keine E-Mail-Adresse angegeben, erhalten Sie keine Eingangsbestätigung. Ungeachtet dessen treten wir auch im Fall der E-Mail-Kommunikation, insbesondere im Fall der Verarbeitung sensibler Daten (z. B. Nachforderung einer Kopie des Schwerbehindertenausweises), mit Ihnen ggf. per Briefpost in Kontakt. Daher sollten Sie Eingänge auf allen Kommunikationswegen verfolgen um keine Termine zu versäumen.
Insbesondere bei Ausschreibungen mit einer Vielzahl von Bewerbern führen wir ggf. Gruppengespräche/-interviews oder Assessment-Center durch.
Unter besonderen Umständen (z. B. Vorgaben eines Infektionsschutzkonzeptes, Bewerber mit Wohn- oder Aufenthaltsort im Ausland, könnten Bewerbungsgespräche auch mittels Videokonferenzsystem erfolgen. In diesem Fall erhalten Sie mit der Einladung weitere Informationen zum Datenschutz.
II. Information nach Art. 13 und 14 DSGVO
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
Thüringer Staatskanzlei vertreten durch den Minister und Chef der Staatskanzlei
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt
E-Mail: poststelle@tsk.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 300
Fax: +49 (0) 361 57 3211116
Auftragsverarbeiter (nur bei Bewerbungen über das Stelleportal der ThAFF / LEG):
Landesentwicklungsgesellschaft Thüringen mbH
Mainzerhofstraße 12
99084 Erfurt
Auftragsverarbeiter (nur bei Bewerbungen über INTERAMT):
Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
Lübecker Straße 283
19059 Schwerin
Auftragsverarbeiter (für das Dokumentenmanagementsystem VIS-Kompakt 5.0 und das E-Mail-System):
Thüringer Landesrechenzentrum
Ludwig-Erhard-Ring 8
99099 Erfurt
E-Mail: poststelle@tlrz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3635800
Fax: +49 (0) 361 57 3635848
Hinweis nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO:
Für den Einsatz und die Nutzung des Mailsystems der Thüringer Landesverwaltung sind die Thüringer Staatskanzlei und alle weiteren, dieses Mailsystem nutzenden Behörden, Einrichtungen und Anstalten gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO). Sie können Ihre Rechte insoweit gegenüber jedem an dem gemeinsamen Mailsystems beteiligten Verantwortlichen geltend machen.
Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3112900
Fax: +49 (0) 361 57 3112904
Sie erreichen unsere/n Datenschutzbeauftragte/n:
Thüringer Staatskanzlei
Datenschutzbeauftragte/r
Regierungsstraße 73
99084 Erfurt
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@tsk.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3215212
2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem ThürDSG.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern erfolgt zur Durchführung von Auswahlverfahren anlässlich Stellenausschreibungen, zur Begründung von Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnissen mit dem Freistaat Thüringen vertreten durch die Thüringer Staatskanzlei oder eine andere Behörde oder Einrichtung sowie ggf. zur Registrierung von Dokumenten und Vorgängen für Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage.
Die Verarbeitung erfolgt aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO i. V. m. der entsprechenden Rechtsvorschrift, aus der sich die rechtliche Verpflichtung ergibt (z. B. bei Beamten Art. 33 Abs. 2 GG, § 79 Thüringer Beamtengesetz; bei Arbeitnehmern und Auszubildende § 27 ThürDSG in Verbindung mit § 79 Thüringer Beamtengesetz) oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben hinsichtlich der Angaben zur Schwerbehinderung bzw. hinsichtlich des betriebs- oder amtsärztlichen Untersuchungsergebnisses zur gesundheitlichen Eignung für den öffentlichen Dienst (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c i. V. m. Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO; bei schwerbehinderten Menschen: § 164 SGB IX; bei Bewerbern auf eine Beamtenstelle: § 8 Thüringer Laufbahngesetz i. V. m. § 7 Beamtenstatusgesetz) oder zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO i. V. m. dem jeweiligen Vertrag, z. B. Praktikantenvertrag) oder soweit sie zur Aufgabenerfüllung notwendig ist (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e DSGVO i. V. m. der entsprechenden Aufgabenzuweisung oder aufgrund der Einwilligung der Bewerber (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO, § 27 Abs. 4 DSGVO).
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Es können insbesondere folgende Daten, die wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten, verarbeitet werden:
- Anrede
- Titel
- Nachname
- Vorname
- Straße/Hausnr.
- PLZ/Ort
- Bundesland
- Staatsangehörigkeit
- Telefon/Mobiltelefon
- Geburtsdatum
- Alter am Einstellungstag
- Geburtsort
- Anzahl der Kinder, Familienstand
- Behinderung
- Lichtbild
- E-Mail-Adresse
- Status, ob Soldat auf Zeit (falls ja, Dauer der Verpflichtung, Dienstzeitende und Inanspruchnahme von Eingliederungs- bzw. Zulassungsschein)
- Motivationsschreiben
- Versetzungsbereitschaft in Thüringen
- Versicherung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben,
- Einverständnis zur Speicherung und Nutzung der Daten
- Schulnoten, Schulzeugnisse, Schulabschlusszeugnisse
- Information, wodurch der Bewerber auf die Stellenausschreibung aufmerksam geworden ist
- Ausbildungsabschlüsse, inkl. Ergebnisse
- Studienabschlüsse, inkl. Ergebnisse
- Berufserfahrungen
- Sonstige Zeiten (z.B. Auslandsaufenthalte, Praktika, Fort- und Weiterbildungen, Zeiten der Nichtbeschäftigung
- Weitere Qualifikationen (z.B. EDV-Kenntnisse/ Fremdsprachen/Gesellschaftliches Engagement/Hobbys)
- Ergänzende Angaben
- Ausbildungsnachweise
- Arbeitszeugnisse
- Führerscheinklasse
- bei Bewerbungen durch Minderjährige ggf. Einwilligungserklärung der Sorgeberechtigten
- polizeiliches Führungszeugnis
- betriebs- oder amtsärztliches Untersuchungsergebnis hinsichtlich der gesundheitlichen Eignung für den öffentlichen Dienst
- Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche.
Hinzukommen ggf. bei Dritten erhobene Daten:
- bei Bediensteten im öffentlichen Dienst: Personalakte der bisherigen Dienststellen.
Zudem werden ggf. zur Recherche, Ablage, Archivierung und Wiedervorlage in der Registratur mittels des Dokumentenmanagementsystems VISKompakt 5.0. eingehende Dokumente sowie Vorgänge erfasst und registriert, die für die Durchführung von Auswahlverfahren oder Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses relevante personenbezogene Daten enthalten können. Zur Kommunikation mit den Bewerbern nutzen wir das gemeinsame Mailsystem der Thüringer Landesverwaltung, welches von den Thüringer Landesbehörden nach Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortet wird.
4. Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten werden mittels Office-Anwendungen in folgenden Dokumenten gespeichert:
- Gesamtliste / Gesamtübersicht der Bewerber sowie
- ggf. VISKompakt 5.0
- ggf. Mailsystem
5. Wer bekommt meine Daten?
Es erfolgt eine Übermittlung der Daten an:
- die jeweils zuständige Personalvertretung, Schwerbehindertenvertretung sowie Gleichstellungsbeauftragte im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtung,
- das Rechtsreferat der Thüringer Staatskanzlei sowie an die zuständigen Gerichte und ggf. an die Prozessvertreter des Freistaats Thüringen bei Klageverfahren
Soweit eine durch die Thüringer Staatskanzlei veröffentlichte Stellenausschreibung auch die Einstellung in anderen Behörden und Einrichtungen des Freistaats Thüringen umfasst, übermitteln wir Ihre Bewerbungsunterlagen an die Einstellungsbehörden, die in der Stellenausschreibung benannt sind.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Unterlagen zum Stellenausschreibungsverfahren werden grundsätzlich nach drei Jahren gelöscht. Die Unterlagen zum Bewerberauswahlverfahren werden regelmäßig nach einem Jahr gelöscht. Initiativbewerbungen werden nach einem Jahr gelöscht. Diese Aufbewahrungsfristen nach der Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen (ThürStAnz. 2019, 1204) beginnen zu laufen, sobald feststeht, dass ein Vertragsverhältnis nicht zustande kommt oder die Frist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen abgelaufen ist. Dies gilt nicht, sofern Sie in die weitere Speicherung eingewilligt haben (§ 27 Abs. 4 ThürDSG).
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 8 ThürDSG).
7.1 Recht auf Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person verarbeitet und an wen diese übermittelt werden. Um Sie als Antragsteller eindeutig identifizieren zu können, bitten wir Sie, einen schriftlichen Antrag zu stellen. Grundsätzlich ist eine Auskunft nicht kostenpflichtig. Auskunfts- und Informationsbegehren sind in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren.
7.2 Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten unverzüglich zu verlangen, sofern diese unrichtig, unzutreffend und/oder unvollständig sein sollten. Das Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei ist verpflichtet, unrichtige Daten von sich aus zu korrigieren. Sie sollten aber auch selbst darauf hinweisen, wenn Daten unrichtig oder überholt sind. Dies können Sie gegenüber dem Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei schriftlich anzeigen.
7.3 Recht auf Löschung
Sie haben das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit
- Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht länger erforderlich sind;
- Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
Dies können Sie gegenüber dem Personalreferat der Thüringer Staatskanzlei schriftlich anzeigen.
Das Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, soweit
- die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten),
- zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach Unionsrecht und/oder dem Recht der Mitgliedsstaaten (hierzu gehören auch Interessen im Bereich öffentliche Gesundheit) oder
- zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist.
- Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.
Eine Löschung der unter Punkt 4 genannten Speicherorte der personenbezogenen Daten muss im Einzelfall geprüft werden.
7.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Durch die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bei der Thüringer Staatskanzlei ist die Einbeziehung in ein Auswahlverfahren gegebenenfalls nicht möglich.
7.5 Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten bei der Thüringer Staatskanzlei durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
7.6 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben – vorbehaltlich der nachfolgenden Regelungen – das Recht, die Übertragung der sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Das Recht auf Datenübertragung beinhaltet das Recht zur Übermittlung der Daten an einen anderen Verantwortlichen. Auf Verlangen werden – soweit technisch möglich – Daten daher durch die Thüringer Staatskanzlei direkt an einen von der betroffenen Person benannten oder noch zu benennenden Verantwortlichen übermitteln. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von der betroffenen Person bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.
7.7 Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Punkt 1) Beschwerde einlegen.
8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereit zu stellen. Ohne diese Daten kann eine Einbeziehung in ein Auswahlverfahren sowie die Begründung eines Dienst-, Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikumsverhältnisses gegebenenfalls nicht erfolgen.
9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungshilfe im Einzelfall?
Es wird keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO genutzt.
10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung benutzt?
Eine Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Profilbildung erfolgt nicht.
11. Erfolgen Datenübermittlung in Drittstaaten?
Eine Datenübermittlung in einen Drittstaat erfolgt grundsätzlich nicht. Allenfalls bei Bewerbern mit Wohnsitz oder Aufenthaltsort im Ausland könnte sich die Erforderlichkeit einer Datenübermittlung in einen Drittstaat zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Einzelfall ergeben (Art. 49 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e DSGVO).
